Microsoft heeft onlangs de nieuwe Office 365 gepresenteerd. Onderdeel daarvan is SharePoint Online, de cloud versie van SharePoint 2013. Microsoft is verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer. Klanten nemen SharePoint af als een dienst. Microsoft is verantwoordelijk voor het technisch beheer, klanten voor de inrichting. SharePoint Online is inmiddels echt een volwassen product geworden. Een overzicht.
Het lijkt erop dat Office 365 een zeer populaire dienst aan het worden is. Steeds meer organisaties kiezen ervoor het beheer van hun Microsoft-suite niet meer zelf uit te voeren, maar door de maker van de producten uit te besteden. De meeste van deze klanten hebben dit in eerste instantie gedaan vanwege de e-mail dienst Exchange. De drie andere producten, Lync Online, Microsoft Office en ook SharePoint Online waren in Office 365 qua functionaliteit beperkter dan de lokaal te installeren versies. Om die reden kozen organisaties die behoefte hadden aan specifieke functionaliteiten of zelf veel aanpassingen wilden doen voor lokale versies.
Bijna hetzelfde
In de nieuwe Office 365 is dat verandert. SharePoint 2013, de lokaal te installeren versie van SharePoint en SharePoint Online komen bijna volledig met elkaar overeen. Toch zitten er subtiele verschillen tussen beide producten.
Met SharePoint 2013 is het mogelijk websites samen te stellen. Deze websites kunnen volledig dynamisch worden opgebouwd qua inhoud en structuur. Dit is niet mogelijk in SharePoint Online. Ook ontbreken de uitgebreide BI-functies in SharePoint Online. Hoewel meerdere functies ondersteund worden zal voor gecompliceerde BI-omgevingen een lokale SharePoint omgeving beter geschikt zijn. Daarnaast is het onmogelijk componenten van derden te installeren op SharePoint Online. Hiervoor is het App model ontwikkeld als alternatief.
SharePoint Online biedt echter ook andere functies dan de lokale variant. Zo kunnen zonder daarvoor aanvullende maatregelen te hoeven treffen tot 10.000 externe gebruikers toegang gegeven worden op de SharePoint online en is er een hele basale website functie toegevoegd waarmee voornamelijk kleinere bedrijven een simpele website kunnen bouwen.
Een nieuw uiterlijk
De nieuwe SharePoint Online heeft een nieuw uiterlijk gekregen ten opzichte van haar voorganger. Dit nieuwe uiterlijk oogt veel meer van deze tijd. Ook is ze volledig gebaseerd op HTML 5, de nieuwe standaard. Daarnaast is besturing vanaf een touchscreen ondersteund. Iets wat erg gemakkelijk is indien de site benadert wordt vanaf een Android-tablet, iPad of Windows 8 systeem.
Werken met bestanden
Ook is het werken met bestanden sterk verbetert. De Office Web Apps bieden functionaliteit om direct in de browser documenten aan te kunnen maken, bewerken en in te zien. Dit is echter ook nog gewoon mogelijk met de normale Office applicaties. Documenten opgeslagen in SharePoint kunnen daarnaast met een simpele druk op de knop worden gesynchroniseerd met een lokale computer. Dit kan voor alle SharePoint sites waar een gebruiker lid van is. Iedere SharePoint Online gebruiker krijgt een eigen SkyDrive Pro, niet te verwarren met de Windows Live SkyDrive dienst. SkyDrive pro is een aparte site in SharePoint Online waar gebruikers hun eigen bestanden in kunnen opslaan en kunnen delen met derden.
Betere integratie met Microsoft Office
Er is veel aandacht besteed aan de integratie met de Microsoft Office producten. Rechtstreeks vanuit de Office producten kunnen documenten in SharePoint Online worden opgeslagen. Ook is het mogelijk de SharePoint omgeving aan Microsoft Outlook te koppelen. Hiermee kunnen e-mails en ontvangen bestanden rechtstreeks in SharePoint worden opgeslagen. Een wens van veel huidige SharePoint gebruikers. De betere integratie tussen Microsoft Office en SharePoint werkt alleen met de nieuwste versie van Microsoft Office; Office 2013 of Office 365 ProPlus.
Apps
Net als bij Microsoft Office 365 ProPlus is SharePoint voorzien van een nieuw App model. Dit nieuwe App model maakt het mogelijk Apps uit de Office store aan te schaffen en vervolgens binnen SharePoint te gebruiken. Het is ook mogelijk eigen Apps te ontwikkelen en die in een eigen SharePoint Store te zetten die alleen voor de gebruikers van de desbetreffende omgeving zijn te gebruiken. Apps voegen functionaliteit toe aan SharePoint. Ze breiden een SharePoint omgeving uit.
Yammer
Ongeveer een jaar geleden nam Microsoft de zakelijke sociale netwerkdienst Yammer over. Yammer had op dat moment ongeveer vijf miljoen zakelijke gebruikers. Wat Microsoft van plan was te gaan doen met Yammer was lange tijd onduidelijk. Met de introductie van de nieuwe Office 365 is dit duidelijk geworden. Eerder rapporteerden we daar al over toen we de nieuwe versie van SharePoint bespraken. Yammer is nu een onderdeel geworden van Office 365. Alle organisaties die SharePoint Online of Office 365 aanschaffen middels een zogenaamde Enterprise Agreement krijgen een gratis abonnement op Yammer.
Ook is ook meer duidelijk over de toekomst van Yammer. Hoewel niet uitgesproken lijkt het erop dat Microsoft Yammer in al haar producten zal gaan integreren als primaire social networking oplossing. De eerste stappen daarvoor zijn al gezet met CRM Online waar de zogenaamde Activity Feed vervangen kan worden voor een Activity Feed op basis van Yammer. Ook zal Yammer verder gaan integreren met SharePoint Online. Zo is bijvoorbeeld al aangekondigd dat Yammer het Office 365 authenticatiemechanisme over zal nemen en dat documenten opgeslagen in Yammer in de nabije toekomst zullen worden opgeslagen in SharePoint Online.
Aandachtspunten
Hoewel SharePoint Online zeer veelbelovend is, zitten er natuurlijk ook nadelen aan. Zo biedt Microsoft een up-time garantie van 99,9%. Maximaal 44 minuten per maand is het volgens de contracten dus toegestaan om storingen te hebben. Organisaties die een hogere beschikbaarheid nodig hebben kunnen dus niet kiezen voor de Online variant. Ook zijn niet alle functies beschikbaar. Organisaties die een website willen bouwen met SharePoint, zeer complexe BI-oplossingen moeten bouwen of maatwerkapplicaties moeten installeren op de server (en dus niet via het App model) kunnen ook beter kiezen voor de lokale versie. Daarnaast wordt de dienst geleverd aan miljoenen gebruikers tegelijkertijd. Hierbij zijn diverse variabelen niet te beïnvloeden. De maximale omvang van een SharePoint Online omgeving is bijvoorbeeld 25TB, de maximale omvang van een persoonlijke SkyDrive Pro 7GB.
Zelf uitproberen
Microsoft biedt een proefabonnement waarmee iedereen SharePoint Online gedurende 30 dagen gratis kan uitproberen. Na deze dertig dagen kan besloten worden de dienst aan te schaffen.
Ik ben benieuwd naar je mening!
