Onderdeel van Office 365 is Exchange Online. Met de introductie van de nieuwe Office 365 heeft Exchange Online ook een update gekregen. Dit zijn heel veel technische verbeteringen of aanpassingen. Daarnaast is veel aandacht besteed aan het moderniseren van de portal. Enkele andere functies zijn de herintroductie van Public Folders (eindelijk), een uitbreiding van de mogelijkheden om e-mails volgens specifieke richtlijnen te bewaren en verwijderenen het controleren van de inhoud van e-mails op potentieel schadelijke inhoud nog voordat ze verzonden worden. Een overzicht van enkele in het oog springende functies.
Team Mailboxen
De integratie tussen Exchange (Online) en SharePoint (Online) is nooit echt goed geweest. Het lijkt wel of de banden tussen beide Microsoft productgroepen in deze nieuwe versie zijn aangehaald en daar verandering in is gekomen. Op verschillende fronten is merkbaar dat gewerkt wordt aan integratie tussen beide platformen. De introductie van Team Mailboxen is een voorbeeld daarvan.
Een Team Mailbox is een mailbox voor een groep van personen. De mailbox wordt aangemaakt in SharePoint (Online). De mailbox zelf komt in Exchange te staan. Je kan de e-mails verzonden aan die Team Mailbox bekijken in zowel Exchange Online als SharePoint Online. Ook kan je rechtstreeks in Outlook met de bestanden in een SharePoint site werken. E-mails en attachments kun je dus in Outlook naar SharePoint kopiëren. Vóór de introductie van de nieuwe Exchange (Online) en Outlook kon dit alleen maar met oplossingen van derden zoals Colligo of Harmon.ie. Veel organisaties investeerden dan ook in het aanschaffen van die oplossingen van derden. De nieuwe Team Mailboxen zijn dus een welkome aanvulling.
Public Folders zijn terug
Al heel lang gaat er een zeer hardnekkig gerucht dat Microsoft al vanaf Exchange 2003 van plan was Public Folders uit Exchange te halen. Schijnbaar is onder druk van de Shell besloten de functionaliteit keer op keer toch in Exchange te laten zitten. In Exchange Online was dat anders. Bij de allereerste introductie van Exchange Online, was al niet meer mogelijk om Public Folders te gebruiken. Dit in tegenstelling tot de “On Premise” versie van Exchange.
In de nieuwe Exchange Online hebben Public Folders weer hun intrede gedaan! Vanaf nu kunnen organisaties gewoon in Exchange Online Public Folders aanmaken en door gebruikers vol laten stoppen met enorme bergen aan informatie. Of dit het gebruik van bijvoorbeeld SharePoint Online voor het delen van informatie zal bevorderen vraag ik mij af. In ieder geval was het een functie waar veel mensen om vroegen. Hulde!
Data Loss Prevention
Voor bedrijven die met vertrouwelijke of privacy gevoelige gegevens werken kan het heel vervelend zijn als specifieke gegevens al dan niet per ongeluk worden verspreid buiten de beoogde ontvangers. Een voorbeeld hiervan is dat twee artsen de situatie van een patiënt bespreken per e-mail. Indien per abuis één van die e-mails naar een externe contactpersoon wordt verzonden, kan dit voor zowel de patiënt als de artsen hele nadelige gevolgen hebben. Om dit te voorkomen is in de nieuwe Exchange Online zogenaamde de functie DLP ofwel Data Loss Prevention opgenomen. Deze functie controleert volgens door de organisatie vastgestelde regels de inhoud van een e-mail, voordat die verzonden wordt. Staan er specifieke termen (zoals patiëntennummers in het bovenstaande voorbeeld) in de mail, dan kan óf de gebruiker voor het verzenden van de email worden gewaarschuwd óf de e-mail worden geblokkeerd óf een combinatie van beide worden uitgevoerd.
Met name in organisaties met zware privacyrichtlijnen of vertrouwelijke informatie zal DLP een toegevoegde waarde zijn. Exchange Online biedt een uitgebreide set aan out-of-the-box regels.Een organisatie zal deze zelf moeten aanpassen naar de specifieke situatie. Het bepalen van de juiste set aan regels en procedures kan daarbij erg tijdrovend zijn.
Bewaren van e-mail
E-mail valt net als alle andere gegevens binnen organisaties onder de wet archiefbeheer. E-mails moetdus bedrijven en instellingen volgens een vastgestelde richtlijn bewaard of juist vernietigd worden. Hoe lang dit precies is, is afhankelijk van de door de wetgever of volgens interne procedures vastgestelde richtlijnen. Volgens de privacyrichtlijnen mogen ontvangen CV’s op sollicitatie procedures bijvoorbeeld maximaal 3 maanden bewaard worden. Dit is één jaar indien de kandidaat om toestemming is gevraagd of de CV langer bewaard mag worden.
Exchange Online kan hierin helpen. Standaard is het mogelijk alle ontvangen e-mail gedurende een bepaalde periode te bewaren. Dit kan bijvoorbeeld een termijn van zeven jaar zijn. Daarnaast kunnen aparte regels worden ingesteld voor specifieke e-mails. Denk aan e-mails van sollicitanten die automatisch na drie maanden worden verwijdert. Zowel beheerders als individuele gebruikers kunnen deze regels instellen. Indien gebruikers, al dan niet per ongeluk, e-mails verwijderen is dat alleen optisch voor de eindgebruiker. Deze e-mails kunnen door de beheerder volgens de in de organisatie geldende regels gewoon teruggehaald worden.
Omdat het langdurig bewaren van e-mails voor onnodig grote mailboxen zorgt, kan een aparte archief mailbox voor een gebruiker worden aangemaakt. Daarin kunnen dan oude e-mails bewaard blijven zodat de basis mailbox lekker klein blijft.
Met deze nieuwe functies gaat Microsoft rechtstreeks de concurrentie aan met bedrijven die soortgelijke diensten bieden zoals Symantec Enterprise Vault.
Beheer
Beheer van Exchange Online kan op twee manieren. Enerzijds kan dit via de Office 365 portal. Een optie die prima is voor iedereen die standaard eisen heeft. Een alternatief is het beheer via de Microsoft Exchange Management Console. Daarmee wordt het beheer op precies dezelfde wijze gedaan als een lokale Exchange 2013 server. Bij gebruik van een hybride configuratie (een aan elkaar gekoppelde Exchange Online en Exchange On Premise omgeving) is die laatste de standaard beheermethode.
Commodity
E-mail wordt steeds meer een commodity. Een dienst die zo standaard is dat bedrijven weinig specifieke criteria hebben die niet standaard beschikbaar zijn. Veel grotere bedrijven die naar Office 365 migreren, doen dit dan ook als eerst met hun e-mail. Aan het zelf onderhouden van e-mail is immers nauwelijks meer eer te behalen. Naar mijn persoonlijke verwachting zal 95% of meer van de zakelijke e-mailboxen in de nabije toekomst via de cloud worden afgenomen. De verschillen tussen een Exchange 2013 “on-premise” omgeving en Exchange Online zijn zo minimaal, dat ook daar weinig argumenten meer zijn om niet naar Exchange Online te migreren. Daarnaast is Exchange Online voor veel bedrijven simpelweg goedkoper dan het onderhouden van een eigen omgeving. Echange Online is voor enkele euro’s (3,30 euro voor Exchange Online plan 1 in de meest dure vorm) per medewerker per maand beschikbaar. Daarvoor krijgen organisaties een 25GB grote mailbox, anti-spam, anti-virus, beheer, onderhoud en beveiliging. Een prijspunt dat nauwelijks mogelijk is om op een interne, eigen omgeving te realiseren.
Waarom dan toch niet naar Exchange Online?
Hoewel e-mail een commodity is en Exchange Online qua product bijna geheel hetzelfde is als een lokale Exchange 2013 server, kiezen sommige organisaties toch niet voor Exchange Online. De meest gehoorde redenen hiervoor zijn dat er toch nog minimale verschillen in beide omgevingen zitten en dat sommige organisaties een 100% uptime eisen.
Microsoft biedt ‘slechts’ een uptime van 99,9%. Volgens de contracten is een storing van maximaal 44 minuten per maand daarmee toegestaan. In praktijk heeft Office 365 veel minder storingen. De uptime is dus beter. Daarnaast redden de meeste organisaties de 44 minuten per maand bij lange na niet. Bedrijven die perse een 100% beschikbaarheidseis nodig hebben kunnen echter niet naar Exchange Online migreren. De contracten maken dat simpelweg niet mogelijk.
Naast beschikbaarheid is het gemis van sommige functies een ander argument. Hoewel Exchange Online bijna dezelfde functies biedt als een lokale Exchange 2013 omgeving, zijn ze niet geheel hetzelfde. Exchange 2013 biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om lokale software erop te installeren. Om de functies van Exchange met andere woorden aan te passen. Daarbij is het niet mogelijk Exchange Online aan te spreken met CDO. Een programmeertaal die nog voor Exchange 2000 standaard was en helaas nog steeds gebruikt wordt door sommige oude legacy applicaties.
Voor bedrijven die gebruik maken van terminal services (Microsoft RDS of Citrix) is het ook moeilijk te migreren naar Exchange Online. Hoewel technisch mogelijk en door Microsoft ondersteunt, moeten veel maatregelen getroffen worden om gebruik van Exchange Online mogelijk te maken. Dit kan soms kostbare storage oplossingen tot gevolg hebben.
Zelf uitproberen
Microsoft biedt een proefabonnement waarmee iedereen Exchange Online gedurende 30 dagen gratis kan uitproberen. Na deze dertig dagen kan besloten worden de dienst aan te schaffen.
Ik ben benieuwd naar je mening!
