Gisteren publiceerden wij een verhaal over de top 10 redenen die Office 365 interessant maken. Er zijn natuurlijk ook voldoende situaties te bedenken waarom een organisatie juist niet naar Office 365 zou moeten migreren. Een opsomming.
Office 365 is een clouddienst. Karakteristiek voorclouddiensten is dat die op grote schaal worden aangeboden. Microsoft biedt Office 365 voor Europa aan vanuit haar datacentra in Amsterdam en Dublin. In deze datacentra staan honderdduizenden servers die evenzoveel klanten bedienen. Vanaf deze servers biedt Microsoft sterk gestandaardiseerde diensten aan. Deze standaardisatie brengt veel voordelen met zich mee, maar zeker ook nadelen.
(1) Office 365 producten zijn niet aan te passen
Microsoft biedt verschillende producten als dienst aan in Office 365. Dit zijn Office 365 ProPlus, Exchange Online, SharePoint Online en Lync Online. Microsoft controleert de manier waarop de software is geïnstalleerd en wordt aangeboden aan haar klanten. Klanten hebben de mogelijkheid om de software naar eigen wens te configureren. Het programmatisch aanpassen van de software is echter onmogelijk. De servers in de cloud worden immers door heel veel klanten gedeeld. Het zomaar installeren van allerlei componenten is daarmee dus niet ondersteund.
Om bedrijven toch de mogelijkheid te bieden de functionaliteit van Office 365 uit te breiden, is het mogelijk om met een nieuw App-model en via webservices allerlei aanvullende uitbreidingen te verzorgen. Dit kunnen organisaties zelf doen, maar ze kunnen die uitbreidingen ook aanschaffen bij leveranciers of via de Office App store. Het installeren van software op de Office 365 servers blijft echter onmogelijk.
Veel softwareleveranciers hebben inmiddels hun oplossingen aangepast zodat ze met Office 365 kunnen werken. De meeste componenten zijn dus beschikbaar, maar niet alles. Controleer dus of eventuele plugins die zijn aangeschaft voor de Office serverproducten, ook daadwerkelijk geschikt zijn voor Office 365 of zoek andere leveranciers die soortgelijke functionaliteit bieden.
(2) De Office 365 diensten kennen harde grenzen
Microsoft heeft haar best gedaan om de dienstverlening zo generiek mogelijk te maken. Daarbij zoekt ze de grenzen op. Mailboxen hebben bijvoorbeeld standaard een omvang van 25GB. Een omvang waar de meest zakelijke e-mail gebruikers van dromen. Andere voorbeelden van deze harde ‘grenzen’ zijn de maximale bestandsgrootte in SharePoint Online en opslagcapaciteit van SkyDrive Pro. Die zijn respectievelijk maximaal 250MB per bestand en 7GB in totaal.
De grenzen van de Office 365 diensten zijn nauwgezet omschreven in de zogenaamde Service Descriptions. Hoewel de grenzen doorgaans dusdanig hoog zijn dat verreweg de meeste organisaties hier geen last van hebben, zal er in specifieke gevallen een situatie zijn waarin de gestelde grenzen niet hoog genoeg zijn. Als er geen alternatieve oplossing te vinden is in de vorm van bijvoorbeeld een interne beleidsaanpassing, kan dus beter niet gekozen worden voor Office 365.
(3) ‘Slechts 99,9% beschikbaarheid’
Volgens de contracten mag de Office 365 dienst per maand maximaal 44 minuten ofwel 0,1% down zijn. Vele bedrijven redden dit zelf bij lange na niet. De interne automatisering kan een uptime van 99,9% van de eigen diensten niet realiseren en komt wellicht veel lager uit. Soms is 99,9% echter niet goed genoeg. In situaties waar documenten op bijvoorbeeld SharePoint van levensbelang zijn, e-mails altijd binnen een vastgesteld aantal minuten behandeld moeten worden of Lync gesprekken nooit onderbroken mogen worden, kan niet voor Office 365 (of een überhaupt een clouddienst) gekozen worden. In ieder geval niet voor de diensten of gebruikers die een 100% uptimeeisen.
(4) Afhankelijkheid van het Internet
Zonder internetverbinding kunnen veel organisaties niet meer functioneren. E-mail is niet meer weg te denken uit het dagelijkse proces. Toch kan het voorkomen dat er geen internetverbindingen beschikbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn organisaties die bijvoorbeeld veel in derdewereldlanden opereren. De internetverbindingen in dergelijke landen zijn niet altijd even snel of stabiel. In dergelijke omgevingen kunnen bestanden beter lokaal opgeslagen worden dan in de cloud. De onvoorspelbaarheid van het internet garandeert immers niet altijd dat de bestanden altijd beschikbaar zijn.
Microsoft heeft er veel aandacht aan besteed om ook in geval van het ontbreken van internetverbindingen informatie in Office 365 offline beschikbaar te maken. Zo is de Outlook Web Access client offline beschikbaar, zijn de mails in Outlook gewoon offline beschikbaar en kunnen met de nieuwe SharePoint Sync optie alle bestanden offline bewaard worden. In situaties waar alleen een trage of niet stabiele internetverbinding te verkrijgen is moet bepaald worden of dit wel voldoende is.
(5) De Patriot Act
Er is veel onduidelijkheid over de Patriot Act. Sommige organisaties maken hier dan ook zich zorgen over. Deze wetgeving stelt de Amerikaanse overheid in staat om bij directe dreiging, toegang te mogen nemen tot informatie. Daarbij kan ze de partij die de informatie moet leveren dwingen hier niet over te communiceren. Een cloudleverancier mag zijn klanten dus niet op de hoogte stellen. Alle Amerikaanse bedrijven waar data staat opgeslagen moeten hieraan meewerken. Microsoft dus ook. Indien Microsoft gedwongen wordt gegevens te overhandigen aan de Amerikaanse overheid op grond van de Patriot Act, zal ze volgens de contracten eerst trachten het verzoek door te spelen naar de eigenaar van de gegevens. Indien de wetgever dat verbied, is ze wettelijk gedwongen de data overhandigen aan de desbetreffende autoriteiten.
Microsoft voldoet aan de Safe Harbour wetgeving. Ook heeft ze de EU ModalClauses voor privacy getekend. Mede daarmee garandeert ze de privacy van gegevens die in Office 365 zijn opgeslagen. De Patriot Act gaat echter verder dan deze wetgeving.
Organisaties die bang zijn dat hun data in handen van de Amerikaanse overheid valt, doen er verstandig aan deze data niet in de cloud te plaatsen. In het hybride model van Microsoft is dit mogelijk, waar gegevens deels gewoon in de eigen omgeving opgeslagen blijvenen deels van de cloud gebruik gemaakt kan worden.
Let wel! Volgens de wetgeving in Amerika mag alleen bij directe dreiging middels de Patriot Act gegevens worden opgevraagd. Het gaat over terrorisme, drugscriminaliteit, mensenhandel en dergelijke delicten. Daarnaast is het opvragen van gegevens door Amerikaanse overheden sterk gereguleerd. Informatie mag dus niet zomaar bemachtigd worden. Bedrijven moeten zich ook de vraag stellen of het werkelijk zo schadelijk is als gegevens overhandigd moeten worden aan de wetgever indien het vermoeden bestaat dat het criminele activiteiten of nog erger, een terroristische dreiging betreft.
(6) Nieuwste versie -1 vereist
Office 365 is een online dienst. Om de online dienst te kunnen gebruiken zijn computersystemen en daarop geïnstalleerde software nodig. Dit kan een Office-programma zoals Outlook zijn, een browser of bijvoorbeeld Windows zelf om Microsoft Office 365 ProPlus op te installeren.
Microsoft vraagt van haar Office 365 klanten dat ze bijblijven met de op-een-na-laatste versie van haar producten. Het is bijvoorbeeld op dit moment niet meer mogelijk om Internet Explorer 7 (we zitten nu op versie 10) te gebruiken om de Office 365 portal te benaderen. Ook is minimaal Windows 7 nodig voor de installatie van Office 365 ProPlus.
De meeste bedrijven voldoen aan de minimaal gestelde eisen. Toch zijn er ook nog organisaties die het al bijna 13 jaar oude Windows XP gebruiken.
(7) Service Level Agreement niet aan te passen
Microsoft levert een hele duidelijke en strakke Service Level Agreement. Deze Service Level Agreement is op alle gebruikers wereldwijd van toepassing. Het is onmogelijk voor iedere individuele klant een aparte Service Level Agreement te maken. Daarvoor is de hoeveelheid klanten te groot en zijn de diensten te gestandaardiseerd. Bij traditionele Nederlandse outsourcers is dit wel mogelijk. Contracten zijn doorgaans zeer flexibel en kunnen naar wens worden ingevuld. Dit heeft vaak wel tot gevolg dat minder diensten in het oursourcingscontract worden geleverd, waardoor de kwaliteitsperceptie van de klant omlaag gaat (pay peanuts, get monkeys).
Sluiten de voorwaarden van de Service Level Agreement niet aan op de eisen die gesteld worden aan IT in de organisatie? Dan is Office 365 waarschijnlijk geen goede keuze, tenzij genoegen genomen wordt met minder hoge eisen.
(8) Bijna hetzelfde als de ‘lokale’ versies van de producten
Exchange, SharePoint en Lync in Office 365 zijn bijna precies hetzelfde als dezelfde, lokaal geïnstalleerde producten. Er zijn echter een aantal subtiele, maar soms belangrijke verschillen.
Exchange Online kan bijvoorbeeld niet overweg met de sinds 2000 niet meer ondersteunde CDO standaard voor uitbreidingen op de software. Toch zijn er nog producten en apparaten die met Exchange communiceren via CDO.
SharePoint Online mist een aantal functies ten opzichte van SharePoint 2013. Zo is de Content by Query functie niet beschikbaar en is het niet mogelijk om met SharePoint Online professionele websites te bouwen. In SharePoint Online wordt wel een website functie geboden. Die is echter gebaseerd op een aangepaste versie van SharePoint.
Ook bij Lync zijn er subtiele verschillen. Met Lync Online is het bijvoorbeeld niet mogelijk te bellen met vaste telefoonlijnen. Iets wat wel kan bij Lync 2013, indien een koppeling met het telefoonnetwerk is gelegd.
Microsoft streeft ernaar de Office 365 producten en On Premise versies zoveel mogelijk gelijk aan elkaar te maken. Dit is echter nog niet helemaal gelukt. Het is echter ook zo dat in Office 365 op enkele gebieden juist meer functies beschikbaar zijn dan bij de lokale versies van de producten. Zo kunnen op SharePoint Online zonder daarvoor aanvullende maatregelen te hoeven nemen 10.000 externe gebruikers worden toegevoegd door ze uit te nodigen op hun e-mail adres. Lync Online biedt binnen afzienbare tijd de mogelijkheid om te kunnen chatten en bellen met Skype gebruikers.
Organisaties die toch gebruik willen maken van Office 365, maar behoefte hebben aan functies die niet online worden geboden, kunnen kiezen voor een hybride implementatie. Daarbij wordt software in het eigen datacentrum gekoppeld aan Office 365.
Conclusie
Aan Office 365 kleven verschillende nadelen. Deze nadelen zijn doorgaans gelijk aan de nadelen die andere clouddiensten bieden. Doordat Microsoft de diensten op grote schaal aanbiedt is het onmogelijk van de standaarden af te wijken. Klanten die toch specifieke wensen hebben, kunnen beter niet overstappen of voor een hybride model kiezen.
Zie je ondanks de nadelen toch nog mogelijkheden voor Office 365? Microsoft biedt de mogelijkheid om de dienst gedurende 30 dagen uit te proberen.
