De digitale transformatie. Soms klinkt het alsof we teruggaan naar de vorige eeuw, toen we massaal op de computer gingen werken. Maar tegenwoordig heeft die digitale transformatie veel meer te maken met bijvoorbeeld kunstmatige intelligentie. Elk bedrijf is er wel op zijn eigen manier mee bezig en kan daarbij vaak wel wat hulp gebruiken. Die krijgt het van bijvoorbeeld een SoftwareOne, een bedrijf in softwareoplossingen en services. We spraken Solution Specialist Digital Workplace Arwen Vink van SoftwareOne om eens te horen wat bedrijven zoal vragen en hoe ze kunnen profiteren van Copilot, de digitale AI-assistent van Microsoft.
Copilot voor Microsoft 365 (hierin afgekort tot Copilot) is jouw persoonlijke virtuele GenAI assistent. “Een collega noemt het ook weleens een enthousiaste stagiair,” lacht Arwen als we haar vragen wat Copilot is. “Je kunt Copilot eigenlijk alles vragen binnen de bekende Microsoft toepassingen, zoals een chatfunctie die een antwoord geeft op basis van alle voor jouw toegankelijke bedrijfsdata. Maar er zijn meer toepassingen. Zo kan het je enorm helpen in je taken door de dag heen, zoals het schrijven van teksten, het samenvatten van e-mails, het maken van meetingnotities en het noteren wat de besproken actiepunten zijn. Je neemt vervolgens zelf teksten nog door en of het bijvoorbeeld de toon is die bij je past en controleert of het feitelijk ook juist is.”
“Marketingafdelingen kunnen het gebruiken voor het genereren van teksten voor op de website, maar werk je direct met klanten en krijg je een lange mailtrial doorgestuurd; laat Copilot deze dan samenvatten zodat je je klant sneller kunt helpen. Heb je een commerciele rol, laat het delen van je offerte schrijven. Maar controleer het wel! HR kan het weer inzetten om profielen op te stellen voor vacatures. Ik heb gemiddeld 25 Teams meetings per week en ik gebruik het zo ongeveer in al mijn meetings en laat dan door Copilot de actiepuntenlijsten maken. Dan scheelt dat mij per meeting wel een kwartier: een substantiële tijdswinst.”
Er zijn voor veel beroepen wel toepassingen te bedenken. Maar hoe houd je het veilig: Copilot is een soort assistent, maar wat als het ineens allerlei gevoelige bedrijfsgegevens naar boven haalt op basis van mijn vraag? “Organisaties kunnen de juiste voorbereidingen treffen om zoiets tegen te gaan. De toebedeling van rechten is daarin een belangrijk onderwerp. Vaak zie je in de praktijk dat mensen van functie veranderen en er dan rechten bij krijgen, maar hun oude rechten nog blijven bestaan. Maar denk ook aan data-classificatie voor het beschermen van gevoelige gegevens en persoonsgegevens. Daarbij, Copilot kan aanzetten tot meer gebruik van Microsoft 365-toepassingen, waarbij je ook je algehele omgeving wilt beveiligen tegen onder andere ongeautoriseerde toegang.
Het goed leren van hoe met prompts en gevoelige informatie om te gaan, dat vindt Arwen de verantwoordelijkheid van IT als het gaat om het nemen van initiatief om de juiste technische voorbereidingen te treffen. “Maar er ligt wel een bredere verantwoordelijkheid met directie, management, HR en communicatie om te zorgen dat het bewustszijn hieromtrent wordt verhoogd. Bijvoorbeeld door het geven van trainingen en het opstellen van richtlijnen.”
Prompting is een vaardigheid, meent Arwen. “Mensen moeten deze vaardigheid aanleren. Als je een goede titel zoekt voor een te organiseren sessie over een bepaald onderwerp, dan kun je aan Copilot vragen: ‘Geef mij een goede titel voor een sessie over hoe AI, security en het etisch gebruik ervan.’ Maar dan krijg je ook maar één titel terug. Je wil iets te kiezen hebben, dus vraag dan ook meteen om 10 ideeën voor titels. Pas wel op dat je zelf niet alles al volledig uitschrijft in je prompt: geef de AI ook wat ruimte om creatief te zijn en daarmee jezelf ook als verlengde daarvan.”
Stel, je hebt wel een goede prompt geschreven, maar Copilot vindt in alle data tegenstrijdige antwoorden. Welk antwoord kiest het dan? “Als er twee uitkomsten zijn, dan legt hij beide aan je voor. Het is aan de medewerker om dan te controleren wat daarvan te gebruiken is. Daarom heet het ook Copilot en geen Pilot: het beantwoordt je vraag, maar het is aan jou om het antwoord te controleren.” Het is trouwens niet zo dat de AI met dezelfde teksten terugkomt, dus als je collega de exact dezelfde vraag stelt, dan komt de AI niet met dezelfde ideeën. Zelfs als het van dezelfde notulen een actiepuntenlijst moet maken, dan zal Copilot net weer andere woorden gebruiken.
Copilot is dus voor elke baan ongeveer wel geschikt, mits je (veel) met de Office producten werkt. Arwen ziet ook dat er duidelijk trends zijn in welke branches er nu meer op AI gefocust zijn. “Vooral de financiële sector, juridische sector en de overheid hebben een wens om met Copilot aan de slag te gaan. Wellicht juist omdat deze sectoren worstelen met vraagstukken rondom veiligheid. Vaak gebruiken mensen al ChatGPT voor hun werk, maar wordt dat niet per se door hun eigen IT aangeboden: Copilot biedt een meer gecontroleerde omgeving en een veiliger alternatief. Uiteindelijk denk ik dat het geen kwestie is van of bedrijven ermee gaan werken, maar wanneer. Veel organisaties lieten zich nog wel tegenhouden doordat Copilot alleen in het Engels beschikbaar was.” Goed nieuws: Copilot in het Nederlands is nu officieel beschikbaar.
Stel dat een bedrijf een Copilot-traject in wil gaan en je maakt al volledig gebruik van Microsoft 365 en je hebt je beveiliging al ingeregeld conform het Zero Trust model, dan ligt er nog steeds een enorm belang bij het zorgen dat medewerkers juist getraind zijn. “Je wil toch dat mensen met de juiste handvatten en kennis van mogelijkheden voor hun rol Copilot gebruiken. Als je niet weet wat Copilot doet of kan, dan ga je het testen met de verkeerde verwachting en laat je het misschien wel links liggen als het niet biedt wat je ervan had verwacht. Change management is dus ook heel belangrijk. Adoptie hiervan is nodig, daar moet je met de hele organisatie voor staan.”
Arwen gebruikt Copilot ook zelf veel in haar werk. “Als je me nu mijn Copilot-licentie zou afnemen, dan zou ik boos worden, dus dat zegt wel iets over hoeveel het mij brengt. Ik gebruik het voor het samenvatten van mails, ik gebruik de chatfunctie om bijvoorbeeld snel data op te zoeken, zoals marketingmaterialen van onze diensten en producten, ik gebruik het in Word om bijvoorbeeld managementsamenvattingen te schrijven. Dan gaat het niet alleen om de samenvatting zelf, maar ook om te controleren of ik in de rest van het document de essentie van mijn boodschap wel te pakken heb. En ja, in Teams werken met meeting notities bespaart mij veel tijd.”
En, wat kunnen bedrijven doen die interesse hebben in deze AI-tool? “De juiste voorbereidingen treffen rondom databeveiliging en adoptie. En goed de waarde inventariseren om dat tegenover de licentieprijs te kunnen zetten, want met de juiste voorbereiding verdient het zich echt terug, daar ben ik van overtuigd.”
