Een verjaardag, een babyshower, een huwelijk, een tijdelijke oefenzaal met je koor, een zakelijke bijeenkomst: er kunnen talloze redenen zijn om een zaaltje te huren. Het is vaak best een overweging, want het kost geld en er is veel mogelijk. Zo zorg je dat je er geen hoofdpijn van krijgt, maar vooral van profiteert. Dit zijn 4 dingen om op te letten als je een zaaltje huurt.
Natuurlijk heb je al bedacht dat je beter niet een zaaltje kunt huren in Maastricht als iedereen die op het evenement komt in Den Helder gevestigd is. Toch is het ook goed om iets verder te denken bij zaalverhuur: als straks mensen naar je evenement komen: hoe komen ze dan? Iedereen heeft Google Maps, dus tenzij het heel afwijkend is hoef je echt geen routebeschrijving te geven, maar houd er bij het boeken wel rekening mee te vragen hoe het zit met de parkeergelegenheid. Dat scheelt stress op de dag zelf.
Mensen beseffen zich het eigenlijk nooit, maar als je een zaal binnenkomt, dan staan die tafels en stoelen daar niet toevallig. Er zijn veel verschillende stoelopstellingen te kiezen: de bekende verjaardag-achtige staantafels bijvoorbeeld, of de cabaretopstelling waarbij je aan grote ronde tafels zit en ideaal is voor diners. Als je bijvoorbeeld een babyshower organiseert met spelletjes die je op tafels wil leggen, kies dan bijvoorbeeld voor zitten aan tafeltjes, maar een paar staantafels erbij voor de spelletjes, zodat mensen daar zelf heen kunnen lopen als ze dat willen. Geef door aan de locatie welke opstelling je verwacht en of dat nodig is. Essentieel hierbij is dat je weet hoeveel mensen er op het feest komen.
Veel locaties die zalen verhuren, zijn al horecalocaties. Dat kun je positief en minder positief bekijken. Het voordeel is dat de locatie vaak al catering aanbiedt en het ook lekker warm uit de keuken komt. Maar wil je bijvoorbeeld op een feestje per se een paar Surinaamse hapjes die van een cateraar komen of zelf zijn meegenomen, dan moet je dit absoluut eerst checken met de locatie waar je je feestje viert. Je wil immers niet ‘nee’ horen op de dag zelf.
Als je een high tea organiseert, dan zijn er altijd mensen die toch liever koffie drinken, of wijn. Waarschijnlijk heb je van tevoren al een bedrag afgesproken of zelfs al betaald en door dit soort afwijkende keuzes komt daar weer meer geld bij. Dat hoeft niet vervelend te zijn, zeker niet als je van tevoren met de venue afspreekt wat er met die kosten moet gebeuren (en met de gasten zelf, mochten ze dit wel zelf voor hun rekening moeten nemen).
[Fotocredits – © rehman – Adobe Stock]
