Welzijn op de werkplek met AI collega’s

De Maand van de Mentale Gezondheid is afgelopen, maar het belang neemt alleen maar toe. Een grote stap hierin is het aanpakken van mentale gezondheidsproblemen op de werkplek. Veelvoorkomende uitdagingen zijn onder andere burn-out, stress en tijdsgebrek. Dit heeft invloed op het welzijn en de productiviteit van werknemers. Statistieken tonen aan dat een aanzienlijk deel van de tijd verloren gaat aan repetitieve en uitputtende taken. Het gaat om administratief werk, communicatieoverload, het samenvatten van vergaderingen en klantenservice. Werknemers worstelen vaak met deze taken en tegelijkertijd moeten ze deadlines halen die creativiteit, kritisch denken en menselijk inzicht vereisen. De verloren tijd zou beter besteed kunnen worden aan taken van dergelijke aard. Dit geeft menselijke medewerkers meer voldoening in hun werk en verkleint de kans op burnouts.

Kantoormedewerkers besteden 552 uur per jaar aan het uitvoeren van administratieve, repetitieve taken. Dat aantal uren staat gelijk aan 69 werkdagen. Dat is maar liefst ruim een derde van een werkjaar. Daarnaast viel in het eerste kwartaal van vorig jaar ruim 26 procent van het totale aantal verzuimdagen in de categorie psychisch verzuim. In totaal ging het om 3.364.322 verzuimdagen, het hoogste niveau in vijf jaar. Nederlanders zouden de repetitieve administratieve taken graag door technologie laten overnemen: maar liefst 90% van de Nederlandse respondenten geeft aan dat ze de huidige technologie hiervoor ook vertrouwen. Het wegnemen van de druk van deze taken vermindert niet alleen de druk op medewerkers wat ziekteverzuim als gevolg van burnouts kan verminderen, maar heeft ook voordeel voor de organisatie. 

De rol van AI collega’s 

AI medewerkers kunnen een belangrijke rol spelen in klantenservice door een breed scala aan taken te automatiseren en te optimaliseren, waardoor menselijke medewerkers worden ontlast en tegelijkertijd de efficiëntie en kwaliteit van de dienstverlening worden verbeterd. Hier zijn enkele manieren waarop AI collega’s hun steentje kunnen bijdragen: 

• Automatiseren van repetitieve taken: AI collega’s kunnen routinematige taken zoals het beantwoorden van veelgestelde vragen, het verwerken van standaardverzoeken en het verstrekken van informatie automatiseren. Een klantenservicemedewerker bespaart tot wel 2 uur per dag door generatieve AI te gebruiken om antwoorden op binnenkomende vragen te schrijven. Dit vermindert de werklast van klantenservicemedewerkers en stelt hen in staat zich uitsluitend te concentreren op complexere problemen die menselijke tussenkomst vereisen.
• Productiviteitsverbetering: AI-collega’s kunnen de productiviteit van medewerkers aanzienlijk verhogen. Een goed voorbeeld hiervan is de recente beslissing van AFAS. Door slimme automatiseringen is de productiviteit van AFAS-medewerkers in de afgelopen 25 jaar met 650% gestegen (van 60.000 euro per werknemer naar 450.000 euro). Hierdoor kan het bedrijf vanaf 1 januari 2025 een vierdaagse werkweek invoeren zonder verlies van salaris of andere arbeidsvoorwaarden en zo talent stimuleren en behouden
• 24/7 beschikbaareid: Door gebruik te maken van AI medewerkers kunnen bedrijven hun klantenservice 24/7 beschikbaar stellen. Dit betekent dat klanten op elk moment van de dag of nacht geholpen kunnen worden, wat leidt tot hogere klanttevredenheid en loyaliteit. 
• Meertalige ondersteuning: AI medewerkers kunnen ondersteuning bieden in meerdere talen, waardoor bedrijven hun dienstverlening kunnen uitbreiden naar een breder internationaal publiek zonder dat ze extra personeel hoeven aan te nemen. 
• Focus op hoogwaardig werk: Dit betekent dat werknemers zich kunnen richten op taken zoals strategische planning, innovatie, creatieve ontwikkeling, klantrelatiebeheer en complexe probleemoplossing. Deze taken vereisen menselijk oordeel, creativiteit en het vermogen om complexe problemen op te lossen. Dit kan leiden tot een sterker gevoel van voldoening. Als je meer voldoening haalt uit je baan, dan is de kans op een burnout kleiner.

AI collega’s kunnen dus helpen bij het automatiseren van repetitieve taken, een productiviteitsverbetering teweeg brengen, de klantenservice 24/7 en meertalig beschikbaar stellen en menselijke medewerkers in staat stellen zich meer te focussen op hoogwaardig werk. Dit komt de kwaliteit van de klantenservice ten goede en helpt tegelijkertijd tegen burnouts. 

AI collega’s en mentale gezondheid 

Er zijn een aantal factoren die bijdragen aan het risico op een burnout. AI kan hierin uitkomst bieden. Een aantal van deze factoren en hoe AI kan helpen: 

Onvoldoende rust in werk en onvoldoende pauzes nemen tussendoor: als werk erg stressvol is waardoor je je werk niet in rust kunt doen en bijvoorbeeld zelfs tijdens pauzes doorwerkt, levert ook dit stress op. AI collega’s kunnen meer rust brengen in werk. 

➔ AI collega’s kunnen menselijke werknemers helpen bij het efficiënt beheren van hun tijd door taken te prioriteren, deadlines bij te houden en herinneringen te sturen. Dit biedt geruststelling en flexibiliteit, waardoor een ondersteunende werkomgeving wordt gecreëerd waarin werknemers zich zelfverzekerd voelen en aangemoedigd worden om pauzes te nemen wanneer dat nodig is. Zo kunnen AI collega’s bijdragen aan het verminderen van stress veroorzaakt door een overweldigende werklast. 

Een te hoge werkdruk: te lang en te veel werken en daardoor onvoldoende rust hebben. Werkgevers hebben groei en ontwikkeling als voornaamste doel en preventie van burnout is meer een van de aspecten die onder HR vallen, net als productiviteit en recruitment. Bedrijven hebben niet altijd inzichtelijk wat er precies van individuele medewerkers binnen hun rol wordt gevraagd. Is dat wel realistisch?

➔ Als er dan toch te veel werk overblijft dan gedaan kan worden binnen de aangewezen tijd, dan kunnen AI collega’s menselijke capaciteiten versterken, door beperkingen zoals onvermogen om dag en nacht te werken of langdurige aandacht vast te houden, te compenseren. 

Door deze aspecten te integreren, kunnen AI collega’s niet alleen de productiviteit verhogen, maar ook bijdragen aan het welzijn en de mentale gezondheid van menselijke werknemers door een ondersteunende en efficiënte werkomgeving te creëren. 

Conclusie 

Het aannemen van AI medewerkers biedt een veelbelovende oplossing voor het aanpakken van veelvoorkomende uitdagingen zoals burn-out, stress en tijdslimieten die van invloed zijn op het welzijn en de productiviteit van werknemers. Door repetitieve taken te automatiseren, efficiëntie te verbeteren, 24/7 klantenservice mogelijk te maken en werknemers in staat te stellen zich te richten op taken met een hogere waarde, tonen AI medewerkers het potentieel om zowel de kwaliteit van de dienstverlening als de mentale gezondheid te verbeteren. 

Door het faciliteren van tijdbeheer, het verminderen van overmatige werkdruk en het bevorderen van een gezonde balans tussen werk en privé, verhogen AI collega’s niet alleen de productiviteit maar creëren ze ook een ondersteunende omgeving die het welzijn van werknemers bevordert. Het aannemen van AI medewerkers door organisaties kan niet alleen de operationele efficiëntie verbeteren, maar ook bijdragen aan een mentaal gezondere en productievere werkomgeving.