Nederland werkt thuis. Kantoren zijn gesloten en we hebben van onze keukentafel of de zolder een zogenaamde ‘virtuele werkplek’ gemaakt. Hoe bereiken we effectief onze medewerkers momenteel? Hoe zorgen we dat ze allemaal aangehaakt en gemotiveerd blijven? Het zijn moeilijke en onzekere tijden ook voor de de leidinggevende. Wat kun je wel vragen en wat niet? Hoe bewaak je de productiviteit? Welke leiderschapsskills heb je momenteel nodig?
“Thuiswerken is vanwege het coronavirus voor veel bedrijven onvermijdelijk. De overgang verloopt zo soepel mogelijk wanneer er een effectieve virtuele leidinggevende aan het roer staat”, aldus Dr. Ryne Sherman, Chief Science Officer bij Hogan Assessments. “Uit tientallen jaren onderzoek naar effectief leiderschap blijkt dat de beste kandidaten voor het leiden van op afstand werkende medewerkers evenwichtig en ambitieus zijn, openstaan voor nieuwe technologie, goed kunnen communiceren en zich belangeloos inzetten als het gaat om het ondersteunen van kwetsbare medewerkers.”
Volgens Hogan Assessments – wereldwijd leider in persoonlijkheidsassessments en leiderschapsadviezen – is krachtig leiderschap essentieel om die uitdagingen te overwinnen. Uit de assessments van Hogan, zoals bijvoorbeeld de Hogan Personality Inventory blijkt dat er vijf eigenschappen kenmerkend zijn voor effectief virtueel leiderschap.
Medewerkers kunnen onzeker worden en zich zorgen maken over hun toekomst. Het is van groot belang om als effectieve leidinggevende direct op deze veranderingen in te spelen, onzekerheden wegnemen en het team op afstand online te blijven aansturen.
Leidinggevenden die hoog scoren op het gebied van aanpassing blijven kalm en houden het hoofd koel tijdens stressvolle tijden. De aanpassingsschaal meet hoe stressbestendig en optimistisch iemand is en hoe men op veranderingen reageert. Deze leidinggevenden motiveren hun team om te blijven werken, niet in paniek te raken en zich aan te passen aan de nieuwe veranderingen in hun omgeving.
De kans dat een leidinggevende onbereikbaar lijkt, neemt echter toe wanneer er op afstand wordt gewerkt. Het is dan ook belangrijk dat leidinggevenden zich aanpassen. Leidinggevenden moeten op afstand werken niet beschouwen als een kans om minder leiding te hoeven geven. Succesvolle virtuele leidinggevenden zijn flexibel en geven hun team het goede voorbeeld. Onzekerheden worden proactief weggenomen en er worden heldere instructies gegeven.
Op afstand werken kan eenzaam zijn, met name voor mensen die de steun van en interactie met collega’s nodig hebben, zoals nieuwe medewerkers. Zij kunnen zich mogelijk geïsoleerd voelen en zullen minder snel hulp en advies vragen aan andere teamleden wanneer er sprake is van een virtuele afstand.
Interpersoonlijke sensitiviteit meet vaardigheden op het gebied van discretie, communicatiestijl en het onderhouden van relaties. Leidinggevenden die hierbij hoog scoren, zijn diplomatiek, hartelijk en vriendelijk en willen conflicten met medewerkers vermijden. Om een team te leiden dat op afstand werkt, is het van belang om goed te communiceren en waar nodig ondersteuning en adviezen te bieden.
Een effectieve virtuele leidinggevende neemt dagelijks telefonisch contact op met medewerkers, zonder zich overal mee te bemoeien of deadlines te benadrukken. Op afstand werken voelt minder ‘eenzaam’ wanneer er een benaderbare en beschikbare leidinggevende is die luistert naar de vragen en zorgen van medewerkers. Dit is vooral van belang voor nieuwe medewerkers die extra ondersteuning nodig hebben.
Een virtuele werkplek kan demotiverend zijn voor medewerkers die sturing in hun dagelijkse activiteiten missen. Hierdoor kan chaos ontstaan, omdat de definitie van een werkdag onduidelijker wordt en productiviteit lastiger is te meten. Leidinggevenden moeten tijd en energie vrijmaken om onzekere medewerkers te begeleiden en activiteiten, doelen en deadlines opnieuw te definiëren.
Leidinggevenden die op ambitieniveau hoog scoren, zijn goed toegerust om de productiviteit van hun team tijdens een crisis te handhaven. Ambitie meet de competitieve ‘drive’ en doelgerichtheid van een individu en tevens hoe energiek ze overkomen. Dit zijn bijzonder zelfverzekerde leidinggevenden die medewerkers op een daadkrachtige wijze motiveren.
Het kan voor bedrijven lastig zijn om de productiviteit van medewerkers op afstand te bepalen aan de hand van standaard parameters. Het aantal kantooruren is bijvoorbeeld niet relevant. Er wordt in plaats daarvan meer aandacht besteed aan resultaten. Ambitieuze, competitieve en doelgerichte leidinggevenden zijn belangrijk voor een resultaatgerichte virtuele werkplek. Hun zelfverzekerde en proactieve aanpak inspireert medewerkers om zich in te zetten en productief te blijven.
Om van huis uit te kunnen werken, moeten dagelijkse activiteiten en processen anders worden ingericht. Teambijeenkomsten worden videogesprekken, korte vragen worden tekstberichten. Met deze schaal wordt gemeten hoe onderzoekend leidinggevenden zijn en of ze openstaan voor nieuwe ideeën, zoals nieuwe hulpmiddelen en technologieën.
Leidinggevenden die hierbij hoog scoren, zijn vindingrijk, geïnteresseerd in nieuwe technologieën en nieuwsgierig naar nieuwe en inventieve manieren om problemen op te lossen. De creatieve denkwijze van een onderzoekende leidinggevende kent weliswaar nadelen, maar is ook van groot belang voor een team dat op afstand werkt. Er is behoefte aan nieuwe communicatiemethoden en nieuwe werkwijzen, nu werkzaamheden naar online en de cloud migreren.
Het is belangrijk dat leidinggevenden snel handelen als medewerkers op afstand gaan werken. Een effectieve virtuele leidinggevende is een ‘early adopter’, past zich direct aan de verandering aan en verwelkomt technologieën die het dagelijks leven van medewerkers vereenvoudigen.
Een pandemie is, los van het werk, een beangstigend fenomeen en veel thuiswerkend personeel maken zich zorgen en zijn ongerust over de gebeurtenissen in de wereld. Een effectieve virtuele leidinggevende stelt zich empathisch op, ook als persoonlijk contact niet mogelijk is, en houdt rekening met het welzijn en het vermogen van medewerkers om op afstand te werken.
Met deze schaal wordt gemeten hoe onbaatzuchtig leidinggevenden zijn en in welke mate zij zich inzetten voor anderen en de gemeenschap. Leidinggevenden die hierbij hoog scoren, stellen het welzijn van hun team centraal, ondersteunen hulpbehoevende medewerkers en fungeren als verbindende kracht tijdens moeilijke tijden. Elke medewerker is anders. Het is dan ook van belang om bij thuiswerkende medewerkers rekening te houden met hun persoonlijkheid, gezondheid en persoonlijke omstandigheden. Zo kan iedereen optimaal worden begeleid.
Foto credits Adobe Sock leowolfert
