We hebben het als het om communicatie gaat vaak vooral over WhatsApp, Snapchat en andere social media, maar nog steeds maken we dagelijks ook nog heel veel gebruik van Gmail. Voor nieuwsbrieven van webshops, voor werkopdrachten, voor contact houden met familieleden, enzovoort. Gebruik jij Gmail wel optimaal? Met deze tips laat je het e-mailprogramma -dat sinds gisteren een nieuwe interface heeft in de browser- nog beter voor je werken.
Heb je een e-mail gestuurd, maar spijt? Dan kun je daar in principe op dit moment niets meer aan doen, maar je kunt wel iets in je instellingen veranderen waardoor je voortaan enige bedenktijd krijgt. Een e-mail wordt dan bijvoorbeeld pas na 5, 10, 20 of 30 seconden verstuurd, waardoor je nog even tijd hebt om te beseffen dat je misschien toch de verkeerde Tony als geadresseerde hebt ingevuld, of dat je misschien wat tactischer en vriendelijker kon zijn in je bericht. Je stelt dit in bij de Instellingen van Gmail, die je kunt vinden onder het tandwieltje.
Uiteraard kun je offline geen e-mails versturen of ontvangen, en in de app staat het automatisch al aan. Maar, gebruik jij Gmail altijd in de browser, dus door naar mail.google.com te gaan, dan kun je Google niet automatisch offline gebruiken. Hiervoor moet je binnen de instellingen van Gmail ‘offline’ aanzetten. Je kiest zelf hoeveel e-mail er lokaal wordt opgeslagen, zodat je de volgende keer dat je naar mail.google.com gaat in ieder geval van een aantal mails de inhoud kunt lezen als je bijvoorbeeld in het vliegtuig zit.
Hoe ‘goed’ het er ook uitziet dat je na werktijd nog wat mail verwerkt, je legt hierdoor soms ook druk op collega’s die het gevoel hebben dat ze dan meteen moeten reageren. Het is waarschijnlijk beter om een e-mail binnen werktijd te verzenden. Gelukkig betekent dat binnen Gmail niet per se dat je dan ook alleen binnen werktijd mag werken. Je kunt e-mails klaarzetten voor verzending op een ander moment. Dat kun je doen binnen Gmail zelf, door in het ‘verzend’-gedeelte te kiezen voor ‘Verzenden plannen’, te vinden onder het pijltje dat naar beneden wijst.
Je kunt binnen Gmail op je smartphone aanzetten dat je voor elke inkomende mail een notificatie krijgt, maar met alle social media-meldingen en nieuwsbrieven is dat niet voor iedereen even prettig. Of misschien zit je alleen maar op een mail te wachten van een specifiek persoon en wil je alleen daarvoor een notificatie ontvangen. Dat kan. Ga naar de instellingen, selecteer je e-mailadres en dan kun je de notificaties inzetten voor alleen e-mail met hoge prioriteit.
Als er iets heel goed werkt bij het behandelen van e-mail, dan is het wel om alles goed te structureren. Zo kun je labels aanmaken, waarbij je e-mail kunt categoriseren op bijvoorbeeld prioriteit, maar ook op bijvoorbeeld commerciële e-mails, persoonlijke e-mails, enzovoort. Let wel goed op: labels kun je onderbrengen in mappen, maar dat hoeft niet per se. Je kunt ook e-mail die gewoon in je inbox staat van een label voorzien. Elk label heeft zijn eigen kleur (en titel) voor herkenbaarheid. Enorm handig!
Tot slot is een handige tip om bijvoorbeeld ook buiten Gmail te kijken. Binnen Chrome heb je allerlei extensies die je kunt gebruiken, waaronder eentje waardoor je in het tabblad al kunt zien dat je nieuwe mail hebt op Gmail en zelfs hoe veel nieuwe mail. Extensies zijn ontzettend handig en kunnen je Gmail-ervaring nog veel verder verrijken.
