Een veelgehoorde zorg omtrent ‘Het Nieuwe Werken’, waarbij men resultaatgericht en plaats- en tijdongebonden werkt en samenwerkt, is dat het zou kunnen leiden tot een lagere verbondenheid met de organisatie en een lagere cohesie binnen de organisatie. Max Weijers, Information Worker Consultant bij Microsoft geeft aan: ‘Het Nieuwe Werken kan impact hebben op de binding van voornamelijk nieuwe medewerkers met de organisatie’. Hij vertelde dit naar aanleiding van de ervaringen die Microsoft de laatste jaren zelf heeft opgedaan na de invoering van Het Nieuwe Werken binnen de eigen organisatie in Nederland. Volgens hem zijn voor Microsoft Interne Social Media de oplossing. Die zorgen voor extra verbinding doordat men gemakkelijk ervaringen, opinies en kennis kan delen. Tussen mensen binnen de organisatie. Zij kunnen zich gemakkelijk met elkaar verbinden en slim samenwerken. Expertises zijn bovendien gemakkelijk vindbaar. Dit alles op een conversationele manier.
Max deelde de ervaringen omtrent de inzet van ‘social collaboration’ op de derde roundtable Enterprise Social Media van Rapid Circle.
Deelnemers van grotere organisaties wisselden ervaringen uit op gebied van de introductie en gebruik van interne social media.
Het Nieuwe Werken wordt veelal vooral gezien als tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Men is minder op kantoor en zit telkens naast een andere collega, waardoor het echt goed leren kennen van collega’s meer een gevolg wordt van samenwerken dan van de plek van het bureau. Een ander onderdeel van Het Nieuwe Werken is Slimmer (Samen)Werken. Dit is het effectiever samenwerken en kennis delen en het sturen op resultaat in plaats van op aanwezigheid en tijd. Juist dat delen van kennis en uitwisselen van interessante zaken kan op een hele efficiënte en leuke manier via interne social media. Men wisselt korte berichten (tweets), blogposts (artikelen), documenten, links, foto’s en video’s binnen de organisatie uit op manieren die we kennen van social media op internet. Men volgt wat en wie men interessant vindt en krijgt minder kennis gepusht via email. Dat is de belofte. Max geeft aan dat deze manier van verbinden een positieve werking heeft op de cohesie binnen Microsoft. Hij demonstreerde hoe dit met SharePoint en Office Talk werkt binnen zijn organisatie. Office Talk is alleen in interne test bij Microsoft zelf, maar laat goed zien hoe je microblogging kunt integreren met je andere communicatiemiddelen.
Max gaf aan dat medewerkers die elkaar normaal niet tegen zouden komen, elkaar wel ontmoeten via de interne social media tools. Zij vinden elkaar doordat mensen elkaar refereren, elkaars quotes refereren en mensen hun (micro)posts via tags vindbaar zijn. Wie interessant is wordt gevolgd en zie daar, met 1 druk op de knop zijn er weer twee medewerkers verbonden, die wellicht in een hele andere business unit zitten. Max: ‘Bij Microsoft is het van veel toegevoegde waarde wanneer interessante projecten en learnings over afdelingen heen gedeeld worden.’
Er werd uitgebreid stilgestaan bij de vraag of deze manier van communiceren gereguleerd moet worden, omdat de berichten beschikbaar blijven voor iedereen. Microsoft heeft ervoor gekozen geen regels op te stellen. Dit pakt voor hen goed uit. Een deelnemer aan de roundtable die regels had opgesteld, zag dat dit een negatief effect had op het gebruik van de tools.
Sommigen zien interne social media als een vervanging van het praatje bij de koffieautomaat. Bij organisaties waar Het Nieuwe Werken is ingevoerd, is dat wellicht helemaal niet erg. Een organisatie heeft echter er pas echt baat bij wanneer men kennis en andere waardevolle ervaringen deelt. Dit is dan voor iedereen toegankelijk en vindbaar en kan gelinkt worden aan documenten, workflows, projecten en aan andere ideeën. Tijdens de demo van Max werd duidelijk dat bij Microsoft om die reden social media tools niet los staan van andere vormen van communicatie en kennisdeling.
De andere inleidende presentatie was van Coos de Groot van Achmea. Hij vertelde over de reis om te komen tot 1 intranet voor heel Achmea, Nut vs Hype van interne social media en de governance die bij Achmea op dit vlak een belangrijke rol speelt
