Onder de naam Office 365 biedt Microsoft de producten Office 365 ProPlus, Exchange, SharePoint, Lync en Yammer aan. Klanten nemen deze dienst af vanuit de cloud en Microsoft is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud en beheer. Er zijn wereldwijd miljoenen klanten die overgestapt zijn op deze nieuwe dienst van Microsoft. Dit zijn hele grote bedrijven zoals Coca Cola, Robeco en Free Record Shop, maar ook kleinere bedrijven zoals Amsterdam Housing, BabyBloem en GITP.
Waarom doen zij dat? Wat voor voordelen biedt Office 365 nu aan deze klanten? Waarom hebben zij besloten het beheer van hun diensten in de cloud onder te brengen? Een overzicht van de meest belangrijke redenen:
(1) Je bent zelfstandige of werkt voor een klein bedrijf zonder echte IT omgeving
Iedereen die zelfstandige is, voor een klein of net gestart bedrijf werkt zal herkennen dat de IT niet direct goed onder controle is. Vaak wordt er wel geïnvesteerd in goede computers, maar ontbreken de middelen om gelijk ook de e-mail op een goede manier te regelen, bestanden centraal op te slaan en samenwerking onderling te kunnen faciliteren. Ook kan het bouwen van een website problematisch en kostbaar zijn.
Voor dit soort bedrijven is Office 365 voor Professionals en Kleine Bedrijven bedoeld. Het biedt alle IT-middelen waar grote organisaties ook over beschikken. Een e-mail server met gedeelde agenda’s, contactpersonen en taken. Een centrale plek om documenten op te slaan en aan projecten te werken (samen met collega’s of klanten), een chat dienst zodat ook ’s avonds met collega’s overlegd kan worden en de online versie van Microsoft Office.
(2) Je wilt kosten besparen
Een belangrijke reden voor veel organisaties om over te stappen op clouddiensten is om kosten te besparen. Het maken van de business case om gebruik te gaan maken van cloud computing in plaats van eigen software, is voor kleinere bedrijven gemakkelijk te maken. Door gebruik te maken van diensten zoals Office 365 hoeft niet geïnvesteerd te worden in eigen hard- en software. Ook is het IT-beheer grotendeels zelf te doen of kan redelijk eenvoudig een partner gevonden worden die ondersteuning biedt.
Grotere bedrijven kunnen op verschillende manieren kosten besparen door de inzet van Office 365. Doorgaans zullen besparingen op hardware minimaal zijn. De diensten die naar Office 365 worden gemigreerd draaien immers in veel gevallen op virtuele servers. De besparingen voor beheer zullen ook minimaal zijn. Hoewel er tijd vrijkomt voor beheerders om zich te focussen op bijvoorbeeld innovatie of het managen van de service, leidt de inzet van Office 365 er bijna nooit toe dat IT-beheerders niet meer nodig zijn. Wel zijn er veelal besparingen te realiseren in kosten voor storage (iedere gebruiker van Exchange Online krijgt bijvoorbeeld 25GB gratis e-mail storage), aanvullende software (anti-virus, anti-spam, backup, firewalling) en tools voor het beheer van mobiele apparaten.
Microsoft zorgt ervoor dat Office 365 altijd up-to-date blijft. Bedrijven die Office 365 implementeren profiteren er dus van dat Microsoft op de achtergrond de software updatet naar de nieuwste versies. Alle huidige Office 365 klanten van Microsoft worden nu bijvoorbeeld omgezet naar de 2013 versie, ofwel de nieuwe Office 365. De projectkosten voor migraties naar de nieuwe versies van software hoeven dus niet gemaakt te worden.
Ook kunnen organisaties kosten besparen door een logische onderverdeling te maken in Microsoft Office gebruikers. Doorgaans wordt Microsoft Office aangeschaft voor alle gebruikers in de organisatie. Hoewel het een zeer krachtig pakket is, hebben niet alle gebruikers alle functies waarover Microsoft Office beschikt daadwerkelijk nodig. Voor sommige medewerkers kan vaak volstaan worden met de Microsoft Office Web Apps, ofwel Microsoft Office in de browser. Hoewel dit een krachtige versie van Office is, is ze minder uitgebreid dan de lokale versie van Microsoft Office.
Sommige organisaties hebben ervoor gekozen niet iedere medewerker in het bedrijf IT-voorzieningen te geven. Deze medewerkers hebben dan geen zakelijk e-mailadres of toegang tot intranet. Een reden hiervoor kan zijn dat de kosten te hoog waren om dit te realiseren en soms is de noodzaak er niet direct. Toch zijn er veel scenario’s te bedenken waarin het wel wenselijk is deze medewerkers te voorzien van digitale middelen. Door gebruik te maken van clouddiensten kan doorgaans op een zeer kosteneffectieve manier deze medewerkers toch toegang gegeven worden tot de IT-voorzieningen. Zo is er al een specifiek op deze medewerkers toegespitste versie voor iets meer dan 1 euro per maand.
(3) Je wilt dat de IT-omgeving altijd beschikbaar is
Het kan soms tot uitdagingen leiden om ervoor zorgen dat de IT omgeving zoveel mogelijk beschikbaar is. Door fouten van de IT-medewerkers of storingen op de hard- of software kan het voor komen dat de IT omgeving van bedrijven niet beschikbaar is. Het sluiten van interne SLA’s is hiervoor de oplossing. De IT-afdeling moet zich in zulke gevallen houden aan afspraken met haar opdrachtgever over het beschikbaar houden van de diensten. Onderdeel van het sluiten van een dergelijke SLA is het bieden van de mogelijkheden om deze beschikbaarheid ook te kunnen realiseren. Doorgaans in de vorm van extra investeringen in hard- en software om de beschikbaarheidseis te kunnen realiseren.
Veel clouddiensten, voornamelijk de clouddiensten bedoeld voor consumenten, geven geen garanties op beschikbaarheid. Indien er al garanties geboden worden is de “boete” die de leveranciers van clouddiensten betalen, het gratis gebruik van de dienst voor hetzelfde aantal minuten dat de omgeving niet gebruikt kon worden.
Bij Office 365 heeft Microsoft dit anders aangepakt. Hoewel het een clouddienst is, geeft Microsoft in haar contracten de garantie dat de omgeving 99,9% van de tijd beschikbaar is. Dit komt neer op een mogelijke downtime van 44 minuten per maand. Haalt Microsoft deze minimale beschikbaarheidseis niet dan zal ze een boete betalen.
Een uitzondering hierop is onderhoud. Daar waar onderhoud op Office 365 gedaan wordt, is dit veelal op zaterdagnacht. De diensten blijven dan doorgaans wel beschikbaar maar worden op “alleen-lezen” gezet.
(4) Je wilt altijd en overal toegang kunnen werken
Standaard onderdeel van de clouddienst is de mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken. Is er een internetverbinding aanwezig dan kunnen alle diensten via een normale laptop, tablet of smartphone gebruikt worden. Het werken aan Office-documenten (wat niet altijd handig is) kan dus ook vanaf een smartphone. Wordt gebruik gemaakt van Microsoft Office 365 ProPlus dan is het ook mogelijk documenten te synchroniseren met een computer. Is er dus geen internetverbinding beschikbaar dan kan toch verder gewerkt worden.
Het werken in documenten is niet alleen mogelijk op computersystemen die van een bedrijf zelf zijn. Ook privé apparaten kunnen gebruikt worden. Onderdeel van de licenties is om Microsoft Office op maximaal 5 computersystemen per gebruiker gelijktijdig in gebruik te hebben. Daarnaast kun je vanaf die computers (indien gewenst) de gehele omgeving benaderen en verder werken. Wil je dat niet, dan kan die mogelijkheid worden uitgeschakeld.
Onderdeel van de mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken is een uitgebreide beveiliging. Met Information Rights Management technologie kunnen documenten in Office 365 zo worden beveiligd dat deze alleen te openen en/of te bewerken zijn indien met een correcte gebruikersnaam en wachtwoord combinatie verbinding wordt gemaakt met kantoor. Kan die verbinding niet worden gemaakt dan kan het document niet worden geopend. Het verspreiden van informatie aan gebruikers aan wie je dat liever niet zou willen wordt daarmee geblokkeerd.
(5) Je wilt op een gemakkelijke manier kunnen samenwerken
Office 365 is erop gericht samenwerking tussen collega’s, maar ook tussen verschillende bedrijven te stimuleren. In Office 365 zijn dan op allerlei plekken mogelijkheden opgenomen om op een gemakkelijke manier informatie met anderen te kunnen delen of derden direct te betrekken bij het samenstellen van documenten. De nieuwe Office applicaties zijn daar een voorbeeld van. Een document kan direct in SharePoint Online worden opgeslagen en vanaf daar gedeeld worden. Dit kan met collega’s, maar ook met externe personen. Betreft het een document dat verder verspreid moet worden, zoals een presentatie gegeven aan een grote groep, dan kan social media worden ingezet. Het document kan getwitterd worden of op Facebook worden geplaatst. Organisaties die deze functies liever niet in gebruik nemen kunnen ze centraal uitschakelen.
Aan SharePoint Online kunnen tot 10.000 externe personen worden toegevoegd. Dit kan voor hele sites, maar ook op afzonderlijke documenten. Wordt vervolgens samengewerkt dan kan dit met meerdere personen tegelijkertijd in hetzelfde document. Hiermee wordt de mogelijkheid geboden om samen te werken aan bijvoorbeeld een rapport, analyse of gezamenlijk een presentatie te maken.
Yammer is een nieuw onderdeel van Office 365. Yammer is enkele maanden geleden door Microsoft overgenomen en biedt een zakelijk sociaal netwerk. Het heeft veel weg van Facebook, maar kan door organisaties worden gecontroleerd. Dit om ervoor te zorgen dat het netwerk alleen door eigen medewerkers gebruikt kan worden. Microsoft is momenteel druk met het integreren van Yammer in Office 365.
Met behulp van Lync kunnen medewerkers continu zien welke collega’s er online zijn. Vervolgens kan direct het gesprek met die collega’s worden aangegaan in een chat sessie. Is dat niet voldoende dan kan dit ook een (video) gesprek worden. Communiceren met externen kan ook door er (video) conferences van te maken.
(6) Je wilt dat de IT-afdeling zich kan concentreren op zaken die er echt toe doen
Doordat het technisch beheer van de verschillende Microsoft producten die onderdeel zijn van Office 365 door Microsoft wordt uitgevoerd, komt er tijd vrij voor IT-medewerkers om te besteden aan de zaken die er echt toe doen. Zo hoeven zij geen patches, hotfixes en updates meer uit te voeren. Ook hoeven ze zich niet meer druk te maken om migraties naar nieuwe versies. Dat soort zaken wordt allemaal op de achtergrond geregeld. Wel moet de inhoudelijke configuratie van de diensten nog gedaan worden.
(7) Je wilt continu gebruik kunnen maken van de nieuwste software
Office 365 wordt automatisch door Microsoft geüpdatet naar de nieuwste versie van de software. Bedrijven hoeven dit dus niet zelf te doen. Hoewel veel bedrijven beschikken over nieuwe software (in hun contracten), implementeren ze die niet altijd omdat ze simpelweg geen tijd hebben om dat soort projecten uit te voeren. Ook kan het zijn dat nieuwe software niet in gebruik genomen wordt omdat er nog afhankelijkheden zijn met oude plugins of derde systemen. Microsoft heeft hiermee rekening gehouden doordat oude versies van bijvoorbeeld Microsoft Office nog steeds gebruikt kunnen worden. Standaard kunnen medewerkers documenten bewerken in de nieuwste versies, maar als een oude plugin gebruikt moet worden dan kan men teruggevallen op de nog steeds beschikbare oude versies.
(8) Je wilt nog niet volledig over naar de cloud
De cloud biedt natuurlijk veel nieuwe kansen. Clouddiensten zijn echter niet voor alles en iedereen de beste oplossing. Specifiek hiervoor biedt Microsoft de mogelijkheid om de door haar geboden online diensten te verenigen met lokale software. Zo is het mogelijk sommige Exchange-mailboxen te hosten bij Microsoft en andere lokaal te laten staan. Hetzelfde is mogelijk met SharePoint sites en Lync gebruikers.
(9) Je wilt de beveiliging goed op orde hebben
De Office 365 dienst wordt onderhouden en beheerd door Microsoft. Het budget dat Microsoft hieraan besteed ligt in de miljarden per jaar. Een belangrijk deel van dat budget gaat op aan beveiliging van de omgeving. Niet alleen zijn ze hiervoor contractueel verantwoordelijk, ook zal Microsoft een enorme reputatieschade oplopen indien haar diensten door ongenode gasten worden gekraakt. Ga je over naar de Office 365 diensten dan kun je profiteren van deze verhoogde vorm van beveiliging.
(10) Je wilt snel nieuwe scenario’s ondersteunen
Een Office 365 omgeving is binnen enkele minuten aangemaakt. Afhankelijk van de gekozen complexiteit kan de hele omgeving in enkele uren volledig naar eigen wens zijn ingericht. Dit biedt kansen voor scenario’s die eerst niet mogelijk waren. Denk daarbij aan een project waarvoor tijdelijk een eigen omgeving benodigd is, een samenwerkingsverband tussen verschillende organisaties of ondersteuning van bedrijfsonderdelen die eerst geen IT-middelen tot hun beschikking hadden.
Conclusie
Office 365 of een clouddienst in het algemeen is niet van vanzelfsprekend voor ieder bedrijf geschikt. Morgen een overzicht van redenen waarom je juist de overstap juist niet zou moeten maken. Wil je nu aan de slag met Office 365, dan kun je dat doen door een proefabonnement van 30 dagen te nemen op deze dienst.
